Bestämmelserna om kassaregister återfanns tidigare i lagen (2007:592) om kassaregister m.m. Sedan årsskiftet har denna lag upphört att gälla. Bestämmelserna om kassaregister återfinns nu istället i skatteförfarandelagen (2011:1244). Regelverket som sådant finns alltså kvar, men i en ny lag.
Skatteförfarandelagen innehåller vissa övergångsbestämmelser. Bland annat gäller att den som vid utgången av 2011 hade ett undantag enligt 30 § i den gamla lagen om kassaregister ska anses ha motsvarande undantag från skyldigheten att använda kassaregister enligt skatteförfarandelagen. Den upphävda lagen gäller också fortfarande för kontroller som har inletts före utgången av 2011.
I princip alla som säljer varor och tjänster mot kontant- och/eller kreditkortsbetalning - alltså i princip alla Visita:s medlemmar, inkluderande SLAO och SCR omfattas av kassaregisterkravet. Undantag från lagen finns, se nedan.
Försäljningen ska registreras i ett certifierat kassasystem, t ex restaurangsystem, hotellsystem och liknande som innehåller kassafunktion. Certifieringen innebär att kassasystemet tillverkardeklareras och att en certifierad kontrollenhet, "svart låda", ska vara ansluten till kassasystemet.
I system där flera kassor är anslutna till en central server kan en för ändamålet anpassad kontrollenhet (kallad "typ C") anslutas direkt till servern.
Kassasystem certifieras av respektive systemleverantör eller tillverkare.
Uppgradering och certifiering av ett befintligt system kan vara möjlig, detta är dock upp till aktuell systemleverantör.
Ett certifierat kassasystem ska anmälas till Skatteverket av innehavaren via Internet. E-legitimation krävs, vilket kan erhållas hos din bank.
Skatteverket kan enligt lagen om kassaregister ge undantag från ovanstående. Om summan av företagets kontant- och kreditkortsomsättning under året understiger fyra prisbasbelopp (169 600 kr) ges automatiskt undantag. Ingen ansökan behöver skickas in. Vid säsongsverksamhet ska omsättningen räknas om till årsbasis.
Undantag kan ges på tre år (med möjlig förlängning) efter ansökan
- om ägarinflytande saknas i den kontanta kassaredovisningen
- samt om ägarinflytande saknas i den löpande bokföringen
- samt att företaget har en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för kassaredovisningen
- samt att företaget har interna kontrollrutiner som säkerställer en korrekt kassaredovisning.
Undantag kan ges på tre år (med möjlig förlängning) efter ansökan för företag som ingår i kedja
- där företagens samtliga kassaregister ingår i ett gemensamt system (t ex anslutet till gemensam datacentral)
- samt där det finns centrala rutiner som säkerställer att de enskilda företagens kassaredovisningar är korrekta.
I det fall kedjan helt eller delvis består av flera företag/franchiseföretag måste varje juridisk person lämna in egen ansökan som beskriver förhållandet i det enskilda fallet. Man kan i dessa hänvisa till central skrivelse, t ex beskrivning av det centrala systemet.
Om Skatteverket medgivit undantag och om därefter förhållandena i företaget ändras, t ex vid ägarbyte, systembyte eller flytt, måste ny undantagsansökan göras.
Avslag av undantagsansökan kan överklagas till länsrätten.
Skatteverket publicerar en lista över de system som är tillverkardeklarerade enligt lagen. Vid uppgradering av ditt befintliga system eller vid upphandling av nytt kassasystem - kontrollera alltid att systemet finns med på listan.
OBS! Skatteverket garanterar inte att de på Skatteverkets webbplats publicerade systemen verkligen uppfyller lagens krav. Därför är en skriftlig tillverkargaranti enligt nedan viktig!
Kräv alltid skriftlig garanti av tillverkaren/försäljaren avseende återbetalning/återtagande/utbyte om det visar sig att systemet inte uppfyller lagens krav!
Om undantag är aktuellt: På Skatteverkets webplats finns en blankett för undantagsansökan enligt ovan, med instruktioner.
Passa på tillfället att också ställa krav på leverantören att ditt system ska kunna hantera EMV, d v s chipkort (om du inte vill använda fristående EMV-kortterminal). Detta har inget med ovan nämnda lagstiftning att göra men kommer också att bli krav från kortutgivarna fr o m 2011-01-01.
Anmäl själv företagets certifierade kassor/system på Skatteverkets webbplats. Vissa leverantörer erbjuder sig att ombesörja detta men det är du som har hela ansvaret för att anmälan sker korrekt.