Bestämmelserna om personalliggare har överförts till den nya skatteförfarandelagen
Bestämmelserna om personalliggare återfanns tidigare i lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher. Sedan årsskiftet har denna lag upphört att gälla. Bestämmelserna om personalliggare återfinns nu istället i skatteförfarandelagen (2011:1244). Regelverket som sådant finns alltså kvar, men i en ny lag.
Skatteförfarandelagen ersätter en stor mängd skatterättsliga lagar och omfattar i stort sett hela skatteförfarandet. Ett av huvudsyftena med att de skatterättsliga bestämmelserna samlas i en lag är att det skatterättsliga regelverket som helhet ska bli tydligare och lättare att tillämpa.
Skatteförfarandelagen innehåller vissa övergångsbestämmelser. Bland annat fastställs att den upphävda lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher fortfarande gäller för kontroller som har inletts före utgången av 2011.
Vem ska föra personalliggare?
Vad gäller hotell- och restaurangbranschen ska den som driver restaurangverksamhet föra en personalliggare för de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Med restaurang avses även pizzabutik och annat liknande avhämtningsställe, gatukök, kafé, personalmatsal, catering och centralkök.
Vilka ska antecknas i personalliggaren?
Som näringsidkare ska du löpande föra personalliggare varje arbetsdag. Du kan låta någon annan föra liggaren, men det är alltid du som har ansvaret för att det görs på rätt sätt. Liggaren ska alltid innehålla uppgifter om näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer. För varje verksamhetsdag ska även antecknas namn och personnummer eller samordningsnummer på personer som är verksamma i näringsverksamheten samt tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas.
Det är inte bara avlönad personal som anses vara "verksam i näringsverksamheten" utan även oavlönade personer och inhyrd personal från bemanningsföretag ska skrivas in i liggaren. Exempel på oavlönad personal är praktikanter eller släktingar som hjälper till gratis.
Du som är enskild näringsidkare behöver dock inte tas med i de dagliga anteckningarna om "verksamma personer" i personalliggaren (kom dock ihåg att kravet att personalliggaren som sådan ska innehålla uppgifter om näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer kvarstår). Att enskilda näringsidkare inte behöver skrivas in i de dagliga anteckningarna bestämde Regeringsrätten i en dom år 2008. Skatteverket anser att inte heller följande närstående personer behöver antecknas, även om det också finns andra som arbetar i verksamheten; din make/maka, dina barn under 16 år om de deltar i verksamheten samt din sambo om ni tidigare har varit gifta och/eller har gemensamma barn. Samma regler gäller dig som är företagsledare i ett fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag och dina närstående. Andra delägare i fåmansföretag ska dock antecknas om de deltar i verksamheten. Delägare i handelsbolag eller kommanditbolag behöver inte antecknas eftersom de inte redovisar någon inkomst av tjänst för sin verksamhet. Se Skatteverkets information angående detta här.
Med fåmansföretag avses enligt inkomstskattelagen aktiebolag och ekonomiska föreningar där
1. fyra eller färre delägare äger andelar som motsvarar mer än 50 procent av rösterna för samtliga andelar i företaget, eller
2. näringsverksamheten är uppdelad på verksamheter som är oberoende av varandra och där en fysisk person genom innehav av andelar, genom avtal eller på liknande sätt har den faktiska bestämmanderätten över en sådan verksamhet och självständigt kan förfoga över dess resultat.
Aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad eller en motsvarande marknad utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och privatbostadsföretag är inte fåmansföretag.
Med fåmanshandelsbolag avses enligt inkomstskattelagen handelsbolag där
1. fyra eller färre delägare genom innehav av andelar eller på liknande sätt har ett bestämmande inflytande, eller
2. näringsverksamheten är uppdelad på verksamheter som är oberoende av varandra och där en fysisk person genom innehav av andelar, genom avtal eller på liknande sätt har den faktiska bestämmanderätten över en sådan verksamhet.
Vid bedömningen av om ett företag är ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag enligt punkterna 1 ovan ska en person och hans närstående anses som en delägare.
Med delägare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag avses en fysisk person som, direkt eller indirekt, äger eller på liknande sätt innehar andelar i företaget.
Med företagsledare i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag enligt punkterna 1 ovan avses den eller de fysiska personer som genom eget eller närståendes innehav av andelar och sin ställning i företaget har ett väsentligt inflytande i företaget. När det gäller företag som avses i punkterna 2 ovan anses som företagsledare den som har den faktiska bestämmanderätten över en viss verksamhet och självständigt kan förfoga över dess resultat.
Vad gäller frågan om ordningsvakter ska vara inskrivna i personalliggare har Kammarrätten i Stockholm i en dom ansett att det inte är möjligt att slå fast vare sig en generell regel som innebär en skyldighet för näringsidkare att anteckna ordningsvakter i personalliggare eller en generell regel som innebär motsatsen. Avgörande vid bedömningen är om ordningsvakternas verksamhet är en självständigt bedriven verksamhet eller om den är integrerad i näringsidkarens verksamhet. Skatteverket anger dock på sin hemsida att "en vakt får anses stå under uppdragsgivarens ledning och ska således antecknas i personalliggaren. Detta gäller såväl "egna" som inhyrda vakter."
Kom ihåg att uppgifterna ska antecknas i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas respektive avslutas!
Undantag från att överhuvudtaget föra personalliggare
Om du driver enskild verksamhet, ett fåmansföretag eller ett handelsbolag och om endast du, din make eller dina barn, som är under 16 år, är verksamma behöver du överhuvudtaget inte föra någon personalliggare. Men om det finns någon annan verksam person så ska personalliggare föras. Personalliggaren ska då bl.a. innehålla uppgifter om näringsidkarens namn och om sådant nummer finns, personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer.
Om din verksamhet till exempel är ett hotell med matsal och matsalens omsättning är mindre än 25 procent av den totala omsättningen, behöver du inte föra någon liggare. Reglerna säger att om den huvudsakliga verksamheten är en annan än de som räknas upp ovan under rubriken "Vilka omfattas av lagen?", behöver du inte använda liggare. Med huvudsaklig menas 75 procent av verksamheten, vilket normalt är detsamma som 75 procent av omsättningen.
Vad gäller angående personalliggare vid tillfällig servering?
Enligt skatteförfarandelagen ska personalliggaren finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen. Regeringsrätten har i en dom den 18 mars 2009 (mål nr 5798-08) bestämt att begreppet "verksamhetslokal" har en vid omfattning och avser utrymmen av olika slag som näringsidkaren på ett eller annat sätt disponerar för verksamheten, oavsett om näringsidkaren äger eller hyr utrymmena eller på annat sätt förfogar över dem.
Bolaget i det aktuella målet, som i vanliga fall driver konditorirörelse, bedrev i maj 2007 en tillfällig servering under tre dagar i anslutning till en mässa. För serveringen förfogade bolaget över ett område på mässområdet där det fanns bord och stolar för kunderna. Bolaget disponerade två kylskåp, en bardisk och en värmeplatta för uppvärmning av mat som tillagats i den ordinarie verksamhetslokalen 1,5 km bort. Regeringsrätten ansåg att det område som bolaget disponerat för servering på mässområdet var att anse som en verksamhetslokal, och utrymmet hade huvudsakligen använts för serveringsrörelsen. Bolaget hade därför varit skyldigt att hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket vid serveringen på mässområdet. Det förhållande att bolaget hade en annan personalliggare tillgänglig i en annan av bolaget disponerad verksamhetslokal medförde ingen ändring i frågan. Skatteverket hade därför rätt att ta ut kontrollavgift av bolaget.
Kontrollbesök
Skatteverket får göra besök i verksamhetslokalen för att kontrollera att de som utför arbetsuppgifter där finns antecknade i personalliggaren. Skatteverket får vid ett sådant kontrollbesök begära att en person som utför eller som kan antas utföra arbetsuppgifter i verksamheten styrker sin identitet. Uppgifterna får stämmas av med personalliggaren. Personalliggaren ska finnas tillgänglig vid besöken. Om du inte själv är där måste det finnas någon annan som ansvarar för att visa upp personalliggaren. Skatteverket får ta ut en kontrollavgift om personalliggaren inte förts på ett korrekt sätt.
Kontrollavgift
Om man inte uppfyller sina personalliggarskyldigheter eller om man inte håller personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 10 000 kr för varje kontrolltillfälle och 2 000 kr för varje person som vid kontrollen är verksam och inte är dokumenterad i en tillgänglig personalliggare.
Spara liggaren!
Personalliggaren ska sparas i upp till tre år. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan du behöva spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.
Mer information finns på Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se.