Drickshantering

Publicerad 9 okt 2017
Dela:
Skatteverket om dricks via kortbetalning: Dricks är en skattepliktig inkomst för medarbetare och företaget har en bokföringsskyldighet avseende dricks via kort. Läs Visitas sammanfattning och kommentarer om drickshantering.

Skatteverkets drickskontroller

Skatteverket genomför kontroller av drickshantering i samband med skatterevisioner eller då man vidtar andra kontrollåtgärder. Det är därför viktigt att dricksen hanteras på rätt sätt, se Visitas nedanstående kommentar till Skatteverkets ställningstagande.

Hur hanterar man dricksen?

Det enklaste sättet att göra rätt, är att bokföra dricks som kommer via kortbetalningar på ett dricksskuldkonto för att senare betala ut dricksen till medarbetarna, exempelvis månadsvis, från dricksskuldskontot enligt den fördelning medarbetarna kommit överens om. Utbetalad dricks är inte arbetsgivaravgiftspliktig, ingen preliminärskatt ska dras och dricksutbetalningen ska inte heller redovisas på kontrolluppgiften. Däremot måste influten dricks via kort, det utbetalda dricksbeloppet och betalningsmottagaren framgå av företagets bokföring.

Att fördelningen av dricksen ska ske på sätt som medarbetarna kommit överens om, hindrar inte att företaget ger förslag på en fördelning som företaget klarar av att hantera administrativt. Notera att det är företaget som har det slutliga avgörandet om man tillåter dricks via kortbetalningar, eller inte (dricksfunktion i terminal kan slås av).

En ganska vanlig hantering av dricksen är att medarbetarna överenskommit att dricksen ska fördelas efter arbetade timmar. Man dividerar då månadens totala influtna dricksbelopp med det totala antalet arbetade timmar. För att få fram den enskilda medarbetarens andel multiplicerar man sedan med medarbetarens arbetade timmar den aktuella månaden.

Skatteverkets ställningstagande

Skatteverket har publicerat ett ställningstagande rörande dricks, Dnr 131 184388-16/111. Ställningstagandet rör främst hanteringen av dricks vid kortbetalningar. Ställningstagandet finns tillgängligt på Skatteverkets hemsida. Visitas sammanfattning och kommentarer:

Allmänt om dricks och skatteplikt

  • Dricks är en frivillig betalning från gäst, utöver vad gästen ska betala enligt notan.
  • Dricks är inte skattepliktig intäkt för företaget (undantag, se nedan). Därmed ska företaget inte dra någon skatt eller erlägga arbetsgivaravgift på den dricks medarbetare erhåller och behåller.  
  • Dricks är - liksom tidigare - en skattepliktig inkomst för den medarbetare som erhåller dricksen, oavsett om den lämnas direkt från gäst eller via en, mellanmedarbetarna själva, överenskommen dricksfördelning, ”trunk”, och oavsett om gäst erlagt dricks kontant eller via kreditkort. 
  • Medarbetare är skyldig att redovisa erhållen dricks i sin självdeklaration. Skatteplikten gäller den som slutligen behåller dricksen, inte eventuella mellanhänder.
  • Dricks som företaget behåller och som inte betalas ut till medarbetarna, räknas som momsfri intäkt i företagets näringsverksamhet och ska därmed registreras som intäkt i företagets bokföring. 
  • Om företaget enskilt bestämmer hur den influtna dricksen ska fördelas mellan medarbetarna, räknas influten dricks som momsfri intäkt i företaget och dricksutbetalningen som arbetsgivaravgiftspliktig lön.
  • Dricks till ägare av enskild firma eller delägare i handelsbolag räknas som inkomst i firmans/handelsbolagets näringsverksamhet och ska registreras som momsfri intäkt i firmans/bolagets bokföring. 

Dricks till medarbetare via kortbetalning

  • Om gäst erlägger dricks via kort, antingen som ett överskjutande belopp över notabeloppet eller som en separat dricksbetalning via kort, uppstår en bokföringsmässig skuld hos företaget, till den/de medarbetare som ska erhålla dricksen. När dricksen betalas ut till medarbetare ska utbetalningen bokföras så att skulden minskas och att det framgår vem som fått utbetalningen.
  • Företagets dricksskuld till medarbetare kan exempelvis lösas upp genom att:

1. Företaget ackumulerar den dricks som flyter in via kort, på ett dricksskuldkonto i bokföringen. Dricksskulden löses upp via utbetalning till medarbetaren inom rimlig tid och vid lämpligt tillfälle, t ex i samband med löneutbetalning.

Utbetalningen/minskningen av dricksskuldkontot ska framgå av bokföringen, likaså vilken medarbetare som fått utbetalningen.     

2. Företaget tillåter medarbetare att ta ut dricks kontant ur kassan i samband med dags/kassaavslut. Även i detta fall ska det framgå av verifikat/kvitto vem som erhållit kontant dricksskuldutbetalning och till vilket belopp.  

3. Företaget tillåter medarbetare att individuellt ta ut dricks kontant ur kassan i direkt samband med kortbetalningen. Detta förutsätter att den kontanta dricksskuldutbetalningen registreras i kassan (minskning av växelkassa) och kvitteras av medarbetararen så att det framgår av kassarapport och verifikation vem som erhållit utbetalningen och till vilket belopp.

Trunk (gemensam dricks, punkt 1 och 2 ovan)

  • Medarbetarna kommer överens om hur dricksen ska fördelas inom personalstyrkan.
  • När man fastställt principen för fördelningen, förutsätts den gälla över tid.
  • Företaget måste kunna redogöra för principen för dricksfördelningen enligt överenskommelsen.
  • När företaget betalar ut dricksen enligt överenskommelsen måste det alltid framgå av företagets bokföring vem/vilka som fått utbetalning av dricks och till vilket belopp. 

Kontant dricks från gäst till medarbetare

• Kontant dricks som betalas ut från gäst direkt till medarbetare berör inte företaget bokföringsmässigt.

Övrigt/kommentarer

  • Utbetalning av dricksskuld är inte skatte- eller arbetsgivaravgiftspliktig för företaget och ska inte heller redovisas på kontrolluppgift. 
  • Skatteverket ställer inte krav på användande av servitörsnyckel i kassan vid individuell dricksutbetalning. Man framhåller dock att det kan förenkla företagets hantering. 
  • Medarbetare som lyfter dricks kontant ska kvittera ut beloppet, t ex via signatur på en drickslista (verifikation) där namn, datum och belopp framgår. Notera att en dricksskuldutbetalning som minskar växelkassan också ska registreras i kassan (utbetalning). 
  • Möjligheten att betala ut dricks till medarbetare i efterhand, t ex i samband med lön, gör att man kommer ifrån problematiken med stora växelkassor. För företag som valt att vara kontantfria är detta den naturliga lösningen.
  • Trunkfördelning ska basera sig på en principöverenskommelse mellan medarbetarna. Företaget kan påverka fördelningen, t ex avseende vad som är rimligt och möjligt att hantera för företaget över tid, men inte ensidigt bestämma hur dricksen ska fördelas.
  • Skatteverket ställer inga högre krav på bevisningen rörande överenskommelsens tillkomst; en gällande fördelningsprincip som löpt och löper över tid kan exempelvis godtas. 
  • Företaget ska kunna redovisa vilken princip som tillämpas för dricksfördelningen. Det kan därför vara lämpligt att lägga in denna i ett personalpolicydokument.
  • Det framgår inte av ställningstagandet vilka medarbetare som ska omfattas av och fatta beslut om överenskommelsen. Det är rimligt att anta att man i första hand åsyftar den medarbetargrupp som får dricks av gäster. Om andra grupper av medarbetare traditionellt har tagit del i dricksfördelningen är det också rimligt att dessa grupper ingår i överenskommelsen för att undvika interna konflikter. Notera att det inte automatiskt är mottagaren av dricksen som är skattskyldig, utan den som slutligen får och behåller en andel av dricksbeloppet.  
  • Den ursprungliga överenskommelsen bör inte påverkas av att personal byts ut. Det är dock tänkbart - men framgår inte av ställningstagandet - att överenskommelsen om dricksfördelning kan behöva ändras om en majoritet av berörda medarbetare begär det.
  • För att underlätta trunkhantering, försök att föreslå så enkla fördelningsprinciper som möjligt. Exempel: 
    - Lika fördelning mellan alla som arbetat under månaden.
    - Fördelning utifrån arbetade timmar under månaden (bör kunna automatiseras i   lönesystem). 
  • Frågan om extra/tillfällig personals del i dricksfördelningen bör hanteras i överenskommelsen.  
  • Visita för dialog med systemleverantörer för att praktiskt fungerande drickshanteringslösningar ska implementeras i kassa- och backofficesystem på sikt. Vi rekommenderar också medlemsföretagen att kontakta respektive kassaleverantör rörande systemanpassningar utifrån det egna behovet.
  • Skatteverket kommer sannolikt att vilja kontrollera medarbetares dricks i samband med skatterevision och stämma av beloppen mot respektive medarbetares deklarationer. Såvitt vi erfarit finns i dag inga planer på särskilda drickskontroller i detta syfte.
  • Att ”runda” ställningstagandet genom att låta medarbetarna slå ut dricksen som utbetalning (cash-back till gästen) och själva behålla pengarna är ingen långsiktigt hållbar lösning. Eftersom dricksutbetalning till medarbetare ska hanteras som betalning av en skuld har företaget en lagstadgad bokföringsskyldighet.
  • Det bör vara möjligt - men är inte prövat - att företaget kompenserar sig för t ex kortinlösenavgiften på dricksbeloppen genom att behålla en del av den influtna dricksen. Detta bör dock dokumenteras i dricksöverenskommelsen med medarbetarna (se ovan). Av företaget behållen dricks ska bokföras som momsfri intäkt till företaget.    
  • Skatteverkets ställningstagande baseras på gällande lagstiftning. Externa jurister har bedömt att ställningstagandet följer lagens krav.